Q1 WebClient Mobil - Das Mitarbeiter-Portal auf dem Smartphone/Tablet
Der Q1 WebClient steht zusätzlich zur Desktop-Variante auch als mobile Variante zur Verfügung. Diese enthält dieselben Seiten, allerdings in einer Darstellung, die auf kleine Displays hin optimiert ist. So lässt sich der Q1 WebClient auch auf Smartphones oder anderen Handhelds komfortabel nutzen.
Im Browser des Smartphones (Android, iOS) kann der mobile Q1 WebClient auch als Progressive Web App (PWA) eingerichtet werden, so dass Standard-Elemente des Browsers (Reiter, Adresszeile) automatisch ausgeblendet bleiben und der Start des WebClients über eine Verknüpfung auf dem Startbildschirm des Smartphones erfolgt. Der WebClient stellt sich dann in Bedienung und Aussehen wie eine native App dar.
Nach dem Login gibt das Menü des mobilen WebClients sofort den Blick frei auf die dem Nutzer zur Verfügung stehenden Seiten. Sie sind übersichtlich nach Kategorien geordnet.
Je nach Nutzer-Berechtigung finden Sie im mobilen WebClient dieselben umfangreichen und bewährten Funktionen wieder, wie Sie diese aus der Desktop-Variante kennen:
- Zeiterfassung: Kommt, Geht, Pause etc. stempeln
- Buchung oder Live-Erfassung von Projekt- u. Auftragszeiten
- Papierlose Beantragung: Urlaubsantrag, Überstundenantrag, Dienstwünsche u. v. m.
- Nachtrag fehlender Stempelungen (als Antrag)
- Vorgesetzten-Funktionen: Genehmigung, Ablehnung und Kommentierung von Anträgen
- Darstellung geleisteter und geplanter Arbeits- u. Abwesenheitszeiten (Tagesansicht,
Kalender-Ansicht, Dienstplan) - Dienstplan
- Abruf des eigenen Zeitnachweises („Stempelkarte“) als PDF
- Abruf der eigenen Fehlzeitenkarte (Jahresauswertung) als PDF
- Abruf des persönlichen Dienstplans („Dienstplankarte“) als PDF
- Abruf eines persönlichen Stundennachweises als PDF (optional)
- Einsichtnahme in die eigenen ungeklärten Abrechnungen
- Überblick: wer ist aktuell im Hause und wer außer Haus?
Die einzelnen Seiten des mobilen WebClients stellen Daten und Funktionen „portioniert“ dar: zusammengehörige Funktionen finden Sie schnell auf eigenen Reitern („Tabs“) der betreffenden Seite. Dies erleichtert die Orientierung und Bedienung und erspart aufwändiges Scrollen.
Mitarbeiter, die ihre Arbeit dort erledigen, wo ihnen kein Erfassungsterminal zur Verfügung steht, buchen ihre Kommt- und Geht-Zeiten (bei Bedarf auch Pausen oder Fehlzeiten) über den Q1 WebClient. Nach dem Login über den Browser brauchen sie für "Kommt" und "Geht" nur die entsprechenden Schaltflächen anzuklicken. Der WebClient fungiert hier als Alternative zum Hardware-Erfassungsterminal. Er bietet zudem eine Rückschau auf die Zeitbuchungen der Vergangenheit sowie Informationen über den Stand und die Entwicklung der eigenen Zeitkonten
Sekundengenau zeigt Q1 in der "Aktuellen Belegung" an, ob der Mitarbeiter im Hause ist: in der alphabetischen Personenliste sind alle Anwesenden mit einem grünen Symbol gekennzeichnet. Alle davon abweichenden Symbole kennzeichnen Abwesenheit, zum Beispiel: diejenigen, die sich am Terminal zur Pause abgemeldet haben, sind mit der "Pausentasse" gekennzeichnet, Mitarbeiter die lt. Planung ganztägig außer Haus sind (Fehlgründe wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc.) sind mit einem gelben Symbol versehen.
Mit dem Q1 WebClient können Mitarbeiter papierlos Anträge stellen. Klassiker ist hier der Urlaubsantrag. Sobald der Antrag elektronisch eingereicht ist, kann der dazu Berechtigte diesen Antrag bearbeiten (genehmigen, ablehnen, kommentieren etc.). Ist der Antrag dann entschieden, so wird dies bei den abzurechnenden Daten sofort berücksichtigt. Es lassen sich Fehlzeit-Anträge, aber auch Überstunden-Anträge sowie Anträge auf Buchung nachträglich mitgeteilter Stempelzeiten per Browser stellen.
Der Vorgesetzte, der das Recht hat, Anträge seiner Mitarbeiter zu bearbeiten, kann diese Aufgabe sowohl in der Q1 Anwendung als auch über die Vorgesetztenfunktionen des WebClient erledigen. An beiden Orten stehen ihm dieselben Funktionen zur Bearbeitung von Mitarbeiter-Anträgen zur Verfügung: er kann Anträge sichten, genehmigen, ablehnen und kommentieren.
Bei Bedarf lassen sich über den Browser auch Auswertungen über die eigenen Zeitdaten abrufen. So kann sich der Anwender im Q1 Mitarbeiter-Portal per Download z. B. seinen persönlichen Zeitnachweis beschaffen, ebenso seine Jahresfehlzeiten-Übersicht (Fehlzeitenkarte) oder seinen persönlichen Dienstplan (Dienstplankarte).
Auch Projektzeiten lassen sich mit dem Q1 WebClient erfassen und verwalten: Sie buchen über den Web-Browser Zeiten auf Projekte, Aufträge, Kostenstellen, Tätigkeiten etc. Die so erfassten Zeiten lassen sich bei Bedarf auswerten, aber auch automatisch in Lohnarten bewerten. Das heißt: anhand eingerichteter Abrechnungsregeln kann Q1 die passenden Zuschläge und/oder Pauschalen automatisch buchen.
Die Aufteilung gearbeiteter Zeiten auf Projekte, Aufträge, Tätigkeiten etc. kann für die Vergangenheit, also nachträglich erfolgen, aber auch „live“.
Bei der Live-Erfassung bucht sich der Mitarbeiter in ein Projekt, einen Auftrag oder dergleichen ein, sobald er mit seiner Arbeit daran beginnt. Wechselt er dann später zu einem anderen Projekt bzw. Auftrag, so wählt er dieses/diesen aus und lässt nach einem Klick auf „Start“ seine Zeit auf das ausgewählte Aufteilungselement weiter laufen.
Auf diese Weise liefert Q1 zeitnah wichtige Informationen für das Controlling: Wie viel Personalzeit wurde mit der Bearbeitung konkreter Projekte, Aufträge etc. verbracht?
Der Mitarbeiter kann das Q1 Mitarbeiter-Portal dazu nutzen, im Rahmen der Dienstplanung mitzuteilen, an welchem Tag er welchen Dienst bevorzugt bzw. wann er gern einen freien Tag hätte. Um dabei seine bereits vorhandenen Dienstplandaten berücksichtigen zu können, steht ihm im WebClient eine Kalender-Ansicht mit den eigenen Diensten und – wenn die Berechtigungen entsprechend gesetzt wurden – eine Dienstplan-Ansicht mit der Diensteverteilung der gesamten Abteilung zur Verfügung.
Wenn der Wunschdienst auch der geplante Dienst sein soll, so braucht der Planende nicht tätig zu werden. Denn der Wunschdienst wird von Q1 bis zur höchsten Ebene „durchgereicht“, falls die Dienstplanung auf einer höheren Ebene keinen anderen Dienst vorsieht. Bei entsprechender Rechtevergabe, kann ein Vorgesetzter direkt im WebClient die Dienstplanung durchführen. Zugelassene Dienste und Fehlgründe stehen zum Planen zur Verfügung. Wenn Sie den Mobilen WebClient nutzen, so können Sie jederzeit auf die Darstellung der Desktop-Version umschalten, indem Sie im Menü den Punkt „Ansicht wechseln“ (Kategorie „Daten“) wählen. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: in der Desktop-Version gibt es an gleicher Stelle im Menü die Funktion „Ansicht wechseln“. Über diese gelangen Sie zur Mobil-Ansicht, wenn Sie sich gerade im Browser des Desktops befinden.
Die Ansicht „Urlaubsplan“ zeigt ein komplettes Jahr Fehlzeiträume im Stil horizontaler Balken; sie steht sowohl in der Bildschirm-Ansicht der Q1 Anwendung als auch im Q1 Webclient und auf dem WebClient mobil zur Verfügung; zusätzlich lässt sie sich als Auswertung in ein PDF ausgeben und steht damit zum Drucken bereit.
Eine ausführliche Produktbeschreibung des Zeitmanagementsystems Q1 finden Sie in der Q1 Info-Mappe. Diese steht Ihnen im Downloadbereich als PDF-Datei zur verfügung.
